Organizar un evento público, no importa si queremos celebrar un cumpleaños, una revelación de género o una graduación, u organizar una fiesta para ver un nuevo programa de televisión o un evento deportivo mientras exploramos Casa de Apuestas in México para hacer el evento más interesante, todo puede parecer una desafío insuperable. Sin embargo, con una adecuada planificación podemos reducir al mínimo los desagradables imprevistos, además de abaratarlo ofreciendo la mejor experiencia al público o a las personas a las que se quiere llegar con la actividad.

A continuación, te mostramos seis consejos clave para preparar un evento público y quedar bien ante tus superiores, la empresa y sobre todo, cubrir altas expectativas en los asistentes. 

Definir objetivos

Es la base, incluso previo a la planificación.

Nunca será igual preparar un evento para recoger fondos destinados a una casa de acogida de gatos, que un evento dirigido a presentar un nuevo producto.

De acuerdo a ello definimos el tipo de público al que nos dirigiremos así como el tono del mensaje.

Definir el presupuesto disponible y el alcance que buscamos con el evento

Un paso determinante, donde podemos iniciar la planificación o reformular ante la junta directiva todo el evento para cubrir las expectativas. Si todo marcha bien, en base a ese presupuesto haremos una planificación que en tiempos modernos debe incluir campañas de publicidad en redes o sitios web si es necesario, así mismo el tema de logística y decoración tiene que estar cubierto.

Estrategia comunicacional

Nuevamente hablamos de métodos modernos, porque muchas campañas se centran en historias que transmitan el mensaje y conecten con el público, luego a partir de esta historia se desarrollan trípticos, llaveros, gorras, nuevos eventos, incluso algún single que se comience a difundir, las estrategias pueden ser varias pero de entrada hay que saber si nos basta con algunas diapositivas y luego una campaña masiva en redes, o necesitamos algo más trabajado como un video y objetos con valor agregado para las personas.

Menú para asistentes

Debe planificarse el costo, encargarlo y asegurar la comida con tiempo para que esté a la hora correcta en el evento, además debemos definir la hora en que los asistentes degustarán los aperitivos que estén preparados para el día. 

Trabajo en equipo. Delega tareas

Por más que nos parezca algo interesante en una película, en la vida real un organizador que intenta abarcar todo es un organizador torpe, lo más inteligente es delegar las tareas que puedas en gente que consideres capaces para ello.

Incluso siempre habrá tareas sin grandes complicaciones, como hacer seguimiento a la preparación de la comida, recibirla y colocarla de manera correcta en la mesa, esas y muchas otras tareas pueden delegarlas y centrar tu energía e ideas en otras fases de la organización. 

Siempre hay que tener un plan B

Si la energía eléctrica falla por causas insuperables, hay que tener algún material para explicar con láminas físicas la campaña o dar la información. Si empieza a llover, debe haber un salón dispuesto o una carpa fácilmente armable para mover a la gente y continuar con el evento. Nunca debemos contar con que todo saldrá según lo planeado, muchas veces la convocatoria debe asegurarse a última hora a través de redes, el plan B puede salvar el nombre de una compañía u organización y la fuerza inicial de una campaña.